Tyto zásady vysvětlují, jak v Prázdninové škole Lipnice pracujeme s osobními údaji, proč je potřebujeme a jak je chráníme.
Jsou určené účastníkům kurzů, rodičům, pedagogům, lektorům, zájemcům o kurzy i všem, kdo s námi přijdou do kontaktu – zkrátka lidem, se kterými spolupracujeme.

1. Proč tyto zásady existují

Abychom mohli kurzy připravovat a vést bezpečně a smysluplně, potřebujeme v některých situacích pracovat s osobními údaji – typicky při přihlašování na kurzy, komunikaci s účastníky, spolupráci se školami nebo zajištění bezpečnosti programu.

Tyto zásady mají pomoci:

• pochopit, jaké údaje zpracováváme a proč,
• ujistit se, že s nimi nakládáme odpovědně a transparentně,
• dát každému přehled o tom, jaká má práva a jak je může uplatnit.

Ochranu osobních údajů bereme vážně. Zpracováváme je jen v nezbytném rozsahu a jen po dobu, kdy to dává smysl.

2. Kdo jsme a kdo je správcem osobních údajů

Správcem osobních údajů je:

Prázdninová škola Lipnice, z. s.
IČO: 00499099
Sídlo: Jaromírova 80/51, Nusle, 128 00 Praha 2
Zapsaná ve spolkovém rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl L, vložka 1336

Jako správce odpovídáme za to, že:

• osobní údaje zpracováváme zákonně, korektně a transparentně,
• používáme je pouze k jasně daným účelům,
• jsou přiměřené, přesné a zabezpečené,
• a že s nimi nakládáme v souladu s platnými právními předpisy, zejména s GDPR.

3. Koho se tyto zásady týkají

Tyto zásady se vztahují na všechny osoby, jejichž osobní údaje v souvislosti s naší činností zpracováváme, zejména na:

• účastníky kurzů (dospělé),
• nezletilé účastníky kurzů,
• zákonné zástupce nezletilých účastníků,
• školy a jiné organizace, které si u nás objednávají kurzy (a jejich kontaktní osoby),
• lektory, instruktory a další spolupracovníky,
• zájemce o kurzy, kteří nás kontaktují nebo vyplní přihlašovací formulář,
• odběratele newsletteru a novinek,
• návštěvníky našich webových stránek.

4. Jaké osobní údaje zpracováváme

Rozsah osobních údajů se liší podle konkrétní situace. Typicky zpracováváme:

a) Základní identifikační a kontaktní údaje

• jméno a příjmení,
• datum narození (je-li to potřeba),
• adresa bydliště nebo sídla,
• e-mailová adresa, telefonní číslo,
• případně IČO a další údaje u škol a organizací.

b) Údaje související s účastí na kurzech

• informace o přihlášení a účasti na kurzu,
• komunikaci související s organizací kurzu,
• informace nezbytné k zajištění ubytování, stravování nebo dopravy.

c) Zdravotní údaje (pouze ve výjimečných případech)

Zdravotní údaje zpracováváme jen u některých kurzů, kde je to důležité pro bezpečnost účastníků (typicky u zážitkových pobytových kurzů).
Podrobnosti k této oblasti uvádíme samostatně níže.

d) Fotografie a audiovizuální záznamy

Na některých akcích pořizujeme fotografie nebo videa, a to pouze za podmínek popsaných níže (zejména na základě souhlasu).

e) Údaje o používání webu

Při návštěvě našich webových stránek můžeme zpracovávat údaje o jejich používání prostřednictvím cookies a obdobných technologií. Podrobnosti jsou popsány v části věnované webu a cookies.

5. Jak osobní údaje získáváme

Osobní údaje získáváme:

• přímo od vás (např. při přihlášení na kurz, vyplnění formuláře, komunikaci e-mailem),
• od škol nebo organizací, které u nás objednávají kurzy pro své žáky nebo zaměstnance,
• případně z našich vlastních záznamů, které vznikají v průběhu spolupráce.

6. Nezletilí účastníci kurzů

V rámci naší činnosti se setkáváme s různými situacemi, kdy se kurzů účastní nezletilé osoby. Způsob zpracování jejich osobních údajů se může lišit podle typu kurzu a způsobu přihlášení.

a) Kurzy na zakázku pro školy a organizace

U kurzů pořádaných na zakázku pro školy nebo jiné organizace zpracováváme osobní údaje nezletilých účastníků:

• na základě smlouvy uzavřené se školou nebo objednávající organizací,
• v rozsahu nezbytném pro realizaci konkrétního kurzu.

Škola nebo jiná organizace v tomto případě vystupuje jako objednatel kurzu a odpovídá za to, že je oprávněna osobní údaje svých žáků nebo studentů pro tento účel předat.

b) Otevřené kurzy pro jednotlivce

U otevřených kurzů, na které se přihlašují jednotlivci, se mohou účastnit také nezletilé osoby.

V těchto případech:

• přihlášení na kurz může iniciovat samotný nezletilý účastník nebo jeho rodina,
• osobní údaje nezletilého účastníka však vždy poskytuje nebo schvaluje jeho zákonný zástupce,
• zákonný zástupce vyplňuje potřebné údaje a dává souhlasy v rozsahu, v jakém je to vyžadováno.

Zpracování osobních údajů nezletilých účastníků u otevřených kurzů probíhá:

• za účelem uzavření a plnění smlouvy o účasti na kurzu,
• a případně na základě souhlasu zákonného zástupce, je-li to potřeba (např. u fotografií, zdravotních údajů nebo zasílání novinek).

c) Rozsah a ochrana údajů nezletilých

Ve všech případech:

• zpracováváme osobní údaje nezletilých účastníků pouze v nezbytném rozsahu,
• dbáme zvýšené opatrnosti a ochrany jejich soukromí,
• osobní údaje nepoužíváme k žádným jiným účelům, než pro které byly poskytnuty.

7. Zdravotní údaje a bezpečnost účastníků

U některých kurzů je důležité znát základní informace o zdravotním stavu účastníků, aby bylo možné zajistit jejich bezpečnost a přizpůsobit program případným omezením.

Kdy zdravotní údaje zpracováváme

Zdravotní údaje zpracováváme pouze u vybraných kurzů, kde to dává smysl s ohledem na charakter programu, zejména:

• u většiny zážitkových kurzů pro jednotlivce,
• výjimečně u některých metodických kurzů pro jednotlivce,
• u dalších kurzů pouze tehdy, pokud to vyžaduje jejich povaha.

Zdravotní údaje nezpracováváme plošně u všech kurzů.

Jaké zdravotní údaje zpracováváme

Typicky se jedná o informace, které účastník sám uvede ve formuláři (např. zdravotní omezení, alergie, užívané léky nebo jiná relevantní upozornění), a to v rozsahu, který je nezbytný pro bezpečný průběh kurzu.

Tyto údaje:

• slouží výhradně k ochraně zdraví a bezpečnosti účastníků,
• nejsou využívány k žádným jiným účelům.

Jak zdravotní údaje získáváme a kdo k nim má přístup

Zdravotní údaje získáváme:

• prostřednictvím formuláře, který účastníkům zasíláme před kurzem.

K těmto údajům mají přístup pouze osoby, které je skutečně potřebují:

• zdravotník akce,
• vedoucí kurzu (šéf) a
• vedení organizace.
  

Relevantní informace může zdravotník v nezbytném rozsahu sdělit také dalším členům týmu, pokud je to nutné k zajištění bezpečnosti nebo řešení mimořádné situace.

Jak zdravotní údaje uchováváme a jak dlouho

Zdravotní údaje:

• mohou být uchovávány v papírové i digitální podobě,
• jsou zabezpečeny tak, aby k nim neměly přístup neoprávněné osoby.

Pokud v průběhu kurzu nedojde k žádné události, se kterou by bylo možné spojit uplatnění nároku vůči organizátorovi:

• zdravotní údaje jsou zlikvidovány nejpozději do 2 měsíců po skončení kurzu.

Zdravotní údaje neuchováváme dlouhodobě a nezařazujeme je do žádných trvalých databází.

Právní základ zpracování zdravotních údajů

Zdravotní údaje zpracováváme:

• na základě výslovného souhlasu účastníka,
• a zároveň z důvodu ochrany života a zdraví účastníků.

Souhlas se zpracováním zdravotních údajů je dobrovolný. Pokud účastník souhlas neposkytne, nemusí být možné jeho účast na konkrétním kurzu z bezpečnostních důvodů umožnit.

8. Fotografie a videa z akcí

Na některých kurzech a akcích pořizujeme fotografie nebo audiovizuální záznamy (např. videa). Tyto záznamy používáme především k:

• dokumentaci naší činnosti,
• prezentaci a propagaci kurzů a aktivit,
• sdílení informací o tom, co děláme a jak pracujeme.

Právní základ a souhlas

Fotografie a videa, na kterých jsou účastníci rozpoznatelní, zpracováváme na základě souhlasu.

Souhlas:

• je dobrovolný,
• je oddělený od účasti na kurzu,
• může být udělen:
  • písemně (např. podpisem formuláře),
  • nebo elektronicky (např. při přihlašování na kurz).

U nezletilých účastníků uděluje souhlas jejich zákonný zástupce.

Nesouhlas s focením

Nesouhlas s pořizováním nebo používáním fotografií:

• nemá vliv na účast na kurzu,
• snažíme se jej v praxi maximálně respektovat.

Pokud účastník (nebo zákonný zástupce) s focením nesouhlasí:

• snažíme se takového účastníka nefotografovat,
• případně zajistit, aby nebyl na zveřejňovaných záznamech identifikovatelný,
• a řešíme situaci individuálně domluvou.

Jsme si vědomi toho, že u skupinových akcí nemusí být vždy možné zajistit absolutní vyloučení z každého záběru, přesto k tomuto tématu přistupujeme s maximální ohleduplností.

Odvolání souhlasu

Souhlas s použitím fotografií a videí lze kdykoli odvolat.
Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování, které proběhlo před jeho odvoláním.

9. Newsletter, e-mailová komunikace a marketing

Osobní údaje (zejména e-mailovou adresu) používáme také ke komunikaci s účastníky a zájemci o naše aktivity.

Rozlišujeme přitom dva základní typy e-mailové komunikace:

a) Organizační a provozní komunikace

Jedná se o e-maily, které jsou nezbytné pro organizaci kurzů, například:

• informace k průběhu kurzu,
• praktické pokyny,
• změny programu,
• komunikace se školami a objednateli.

Tyto e-maily zasíláme:

• na základě plnění smlouvy,
• a bez ohledu na to, zda je účastník přihlášen k odběru newsletteru.

b) Newsletter a marketingová sdělení

Newsletter a další marketingová sdělení zasíláme:

• pouze osobám, které k tomu udělily souhlas,
• nebo účastníkům kurzů, pokud se týkají souvisejících aktivit a informací, které by je mohly zajímat, a je to v souladu s právními předpisy.

Pro rozesílání newsletteru používáme nástroj Ecomail, který vystupuje jako náš zpracovatel osobních údajů.

V rámci e-mailové komunikace:

• můžeme využívat segmentaci (např. podle absolvovaných kurzů),
• neprovádíme však automatizované individuální rozhodování ani profilování, které by mělo právní nebo obdobně významný dopad na jednotlivce.

Každý příjemce má možnost se z odběru newsletteru kdykoli odhlásit, a to prostřednictvím odkazu uvedeného v každém e-mailu.

10. Web, cookies a analytické nástroje

Při návštěvě našich webových stránek dochází ke zpracování některých údajů prostřednictvím cookies a obdobných technologií.

K čemu cookies používáme

Cookies používáme zejména:

• k zajištění správného fungování webu,
• k analýze návštěvnosti a zlepšování obsahu,
• k vyhodnocování marketingových aktivit.

Používané nástroje

Na webu využíváme zejména tyto nástroje:

• Google Analytics (analytické cookies),
• Meta Pixel (Facebook / Instagram),
• Google Ads,
• vložený obsah ze služby YouTube.

Analytické a marketingové cookies používáme pouze na základě souhlasu, který může návštěvník kdykoli upravit nebo odvolat prostřednictvím nastavení cookies.

Podrobné informace o cookies, jejich kategoriích a možnostech nastavení jsou k dispozici prostřednictvím cookies lišty na našem webu.

Přenos osobních údajů mimo Evropskou unii

V souvislosti s využíváním některých výše uvedených nástrojů může docházet k přenosu osobních údajů do třetích zemí, zejména do Spojených států amerických.

Tyto přenosy jsou zabezpečeny prostřednictvím standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí nebo jinými odpovídajícími zárukami v souladu s GDPR.

11. Komu osobní údaje předáváme

Osobní údaje zpřístupňujeme pouze v nezbytném rozsahu a jen těm osobám nebo subjektům, u kterých je to nutné pro zajištění našich služeb nebo splnění právních povinností.

Typicky se jedná o:

• zpracovatele osobních údajů, kteří pro nás zajišťují konkrétní služby, zejména:
  • IT a cloudové služby,
  • e-mailové a newsletterové nástroje,
  • účetní a daňové služby,
  • právní služby,
• obchodní partnery, kteří se podílejí na realizaci kurzů (např. ubytování, stravování, doprava, pojištění),
• orgány veřejné moci, pokud nám tuto povinnost ukládají obecně závazné právní předpisy.

Tyto subjekty vystupují buď:

• jako zpracovatelé (zpracovávají údaje podle našich pokynů),
• nebo jako samostatní správci (určují si účely zpracování samostatně).

S každým zpracovatelem máme uzavřenu odpovídající smlouvu o zpracování osobních údajů.

12. Jak dlouho osobní údaje uchováváme

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelu jejich zpracování.

Konkrétně:

• údaje související s účastí na kurzech uchováváme po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu nezbytnou k vypořádání souvisejících povinností,
• údaje zpracovávané na základě právních povinností (např. účetní doklady) uchováváme po dobu stanovenou právními předpisy (typicky až 10 let),
• údaje zpracovávané na základě oprávněného zájmu uchováváme po dobu existence příslušného nároku, nejdéle však po dobu 1 roku po uplynutí promlčecí lhůty,
• zdravotní údaje likvidujeme nejpozději do 2 měsíců po skončení kurzu, pokud nedojde k události, která by vyžadovala jejich další uchování,
• údaje zpracovávané na základě souhlasu (např. newsletter, fotografie) uchováváme po dobu, na kterou byl souhlas udělen, nejdéle však 5 let, nebo do jeho odvolání.

13. Jaká máte práva

Každý, jehož osobní údaje zpracováváme, má zejména tato práva:

• právo na přístup k osobním údajům,
• právo na opravu nebo doplnění nepřesných údajů,
• právo na výmaz osobních údajů, pokud jsou splněny zákonné podmínky,
• právo na omezení zpracování,
• právo vznést námitku proti zpracování, zejména pokud probíhá na základě oprávněného zájmu,
• právo na přenositelnost údajů, pokud je zpracování založeno na souhlasu nebo smlouvě.

Pokud je zpracování založeno na souhlasu, máte právo tento souhlas kdykoli odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování před jeho odvoláním.

Automatizované rozhodování

O lidech nerozhodujeme automaticky pomocí algoritmů nebo systémů bez lidského posouzení.
Neprovádíme automatizované individuální rozhodování ani profilování ve smyslu čl. 22 GDPR.

Uplatnění práv a stížnosti

Svá práva můžete uplatnit:

• osobně v sídle organizace,
• e-mailem,
• nebo telefonicky (viz kontaktní údaje níže).

Na vaše žádosti reagujeme bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů.

Pokud se domníváte, že s vašimi osobními údaji nenakládáme v souladu s právními předpisy, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

14. Kontaktní údaje

V případě dotazů týkajících se ochrany osobních údajů nebo uplatnění vašich práv nás můžete kontaktovat:

• osobně: Jaromírova 80/51, Nusle, 128 00 Praha 2
• e-mailem: reditel@psl.cz
• telefonicky: 608 277 907

Nemáme jmenovaného pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO). Veškeré dotazy řešíme prostřednictvím výše uvedených kontaktů.

15. Závěrečná ustanovení

Tyto zásady jsou platné a účinné od 25. 5. 2018.

Zásady můžeme průběžně upravovat nebo doplňovat, zejména pokud dojde ke změně právních předpisů nebo způsobu, jakým osobní údaje zpracováváme. Aktuální verze je vždy dostupná na našem webu.